Často školím firemní týmy, a to dokonce i v používání AI (nejen v content marketingu). Většinou nemají předplacenou žádnou oficiální licenci k používání při práci ve firmě (včetně korporací!), „šťastnější“ party dostaly od vedení licenci Copilot. Neexistence, nebo existence schválené licence je jedna věc, kterou dnes necháme bokem – zaměříme se na to, jak se domluvit, co do AI smíme vkládat, kdo ručí za výstupy a kdy už rychlé pracovní sáhnutí po chatbotu, který používáme pro soukromé účely, přerůstá v reputační nebo právní problém.
Bez kvalitního zaškolení si koledujete o bující Shadow AI
Začneme tím lepším začátkem, kdy firma alespoň koupí zaměstnancům bezpečný AI nástroj. Pak se ale obvykle opakuje spirála smrti – proběhne hodinový webinář a všichni si zkusí shrnout dokument a napsat e-mail. Hotovo, digitální transformace se může odškrtnout. O měsíc později někdo vloží do veřejného chatbotu neveřejnou prezentaci, kolega odešle klientovi vymyšlené číslo a kolegyně z marketingu si začne fotit výstupy z intranetu a vkládat je do svého osobního ChatGPT. No není to ideální. Co tedy dělat?
Technologii jste zavedli. Způsob práce zatím ne
Zaprvé je potřeba hned na začátku kolegům říct, že AI pravidla nerovná se zákaz používání AI. Na vás pak je nastavit tak rozumná pravidla, která lidi nevystraší ani nezahltí třicetistránkovou směrnicí. Nastavte je tak, aby odstranily nejistotu a zaměstnanec během několika sekund v dané situaci poznal:
- který nástroj může použít,
- jaká data do něj smí vložit,
- jak důkladně musí výstup ověřit a kdo schvaluje citlivý obsah,
- kam se obrátit, když si není jistý.
Od února 2025 se navíc v EU uplatňuje článek 4 AI Actu o AI gramotnosti. Organizace používající AI mají přijímat opatření, aby lidé pracující s těmito systémy měli přiměřené znalosti s ohledem na své zkušenosti a konkrétní způsob použití. Ovšem neexistuje předepsaný počet hodin školení ani univerzální certifikát, takže způsob aplikace v konkrétní organizaci může mít mnoho podob. O to víc záleží na tom, aby firma v oblasti AI nastavila smysluplný systém vzdělávání a řízení rizik. Pro svůj vlastní prospěch, ne kvůli úřadům, nebo dokonce dotacím (na které si už brousí zuby řada více či méně kvalitních odborníků a firem).
Pojďme si jednotlivé body nastavení interní politiky pro práci s AI nástroji ještě trochu rozpracovat:
1. Určete povolené nástroje
Sepište, které aplikace jsou schválené pro běžnou práci a které jen pro experimenty s veřejnými daty. U každé uveďte vlastníka, typ licence a základní omezení. „Máme Copilot“ nestačí, pokud polovina týmu dál používá v práci i osobní účty.
2. Rozdělte informace podle citlivosti
Veřejné texty, interní prezentace, osobní údaje, obchodní tajemství a regulované informace nejsou totéž. Vytvořte několik srozumitelných tříd dat a ke každé napište příklady. Lidé se rozhodují lépe podle věty „nevkládejte nepublikované výsledky kampaně“ než podle obecného „chraňte důvěrnost“. Inspirujte se třeba zásadami pro tvorbu firemního style-guide, kde musíte také názorně ukázat příklady, aby se dokument dobře (a vůbec) používal. Můžete i pořešit, jak v AI zachovat firemní tone-of-voice a další nezbytnosti pro váš druh provozu.
TIP: Stanovte zakázaná použití. Marketingový tým by měl vědět, že AI nemá sama rozhodovat o citlivém profilování lidí, vytvářet falešná doporučení, napodobovat konkrétní osobu bez svolení ani publikovat zdravotní či právní rady bez odborné kontroly. Seznam nemusí být dlouhý, ale musí být konkrétní.
3. Definujte lidskou kontrolu a vyřešte autorství a odpovědnost
„Výstup musí zkontrolovat člověk“ je skoro bezcenné pravidlo. Napište, co má kontrolovat: fakta, zdroje, soulad s legislativou, tone of voice, autorská práva, diskriminační formulace, aktuálnost nabídky a správnost odkazů. Ideální je, pokud je u každého výstupu daný člověk, který jej „vlastní“ a vezme ho za svůj. Ne „marketing“, ne „AI tým“, ale konkrétní vlastník. Ten rozhoduje o publikaci a musí rozumět tématu natolik, aby poznal problém. Osobní odpovědnost pak zvyšuje účinnost kontroly a jasně určí, „kdo za to může“, když se něco po…
TIP: Evidujte incidenty a učte se z nich. Když už se něco pokazí, zaveďte jednoduchý způsob hlášení: únik citlivého vstupu, vymyšlený zdroj, nevhodný obrázek, chybná automatizace. Nehledejte viníka, ale slabé místo v procesu a sdílejte poučení s týmem. Je to pro nás všechny relativně nové prostředí pro fungování.
4. Nastavte pravidla transparentnosti
Je vám chucpe přiznat, že jste si k tvorbě obsahu přizvali AI? Ne každý AI asistovaný text musíte veřejně označit. Někdy je to ale zákonná povinnost a jindy rozumný krok vůči publiku. Předem si určete, jak zacházíte s chatboty, syntetickými avatary, deepfaky, ilustračními obrázky a texty o veřejném zájmu. Podrobněji to rozebírám v článku Napsala to AI. Má to firma přiznat?
Směrnice bez návyku je jen další soubor na intranetu
Nejlepší AI policy se vejde do každodenního rozhodování. Má krátkou verzi pro rychlou orientaci, podrobnější pravidla pro rizikové situace, konkrétní vlastníky a pravidelnou aktualizaci. Stejně důležitý je i trénink – školte podle rolí, ne jedním webinářem pro všechny. Copywriter potřebuje jiný trénink než právník, grafik, produktový manažer nebo pracovník zákaznické linky. Všichni mají znát společný základ, ale praktické scénáře musí odpovídat jejich práci. Než jednorázovou přehlídku funkcí nebo další obecnou přednášku o tom, že AI „mění svět“, tak raději práci s vlastními situacemi, texty a chybami. Zároveň je jasné, že se AI překotně vyvíjí, a proto nesmíme zapomenout na pravidelný training týmu a dlouhodobou péči o lidi i dokumenty/pomůcky, které při trainingu používáme. Klidně svolejte trénink co 3 měsíce.
Nákup licence AI pomocníka je prostě teprve začátek. Skutečné zavedení AI poznáte až ve chvíli, kdy se tým umí bezpečně rozhodovat i bez vás. A tím nemyslím rozhodnutí, že si to radši naklikají „u sebe“.
Jak se podařilo zavést AI procesy do vašeho tvůrčího workflow? Podělte se o zkušenosti na LinkedIn, FB nebo X a vzdělávejme se navzájem.
